Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan

 Map Raport–  Pada sebuah perusahaan sangatlah memerlukan adanya arsip. Sebenarnya tidak hanya pada suatu perusahaan, terkadang sekolah, instansi, usaha maupun anak sekolah memerlukan arsip. Lalu apa fungsi dari arsip sendiri? Yuk simak fungsi dari pengelolaan kearsipan:

 

 

Pengelolaan arsip

sangat memerlukan dalam sebuah organisasi karena dengan adanya arsip yang terkelola dengan baik maka akan mampu menunjang proses kerja dalam sebuah organisasi dan sudah tentu juga meningkatkan efisiensi kerja yang berujung kepada peningkatan kinerja perusahaan.

Pengelolaan kearsipan merupakan sebuah rangkaian kerja yang teratur yang menjadikan pedoman dalam pengelolaan kearsipan agar pada saat arsip tersebut dibutuhkan akan dapat ditemukan dengan cepat, dimana rangkaian kerja yang dimaksud disini dimulai dari penciptaan arsip, penyimpanan hingga ke penggunaan kembali arsip tersebut.

Faktor Penting dalam Pengarsipan

Fungsi Dari Pengelolaan KearsipanYang tidak kalah penting dalam pengelolaan kearsipan yaitu bagaimana memelihara arsip dari segala ancaman kerusakan dan kemusnahan serta kehilangan. Pada dasarnya ancaman yang ada dapat menyebabkan oleh dua faktor yaitu :

  • Faktor Internal, dimana faktor ini merupakan internal pada saat pembuatan arsip seperti jenis kertas yang tergunakan pada saat membuat arsip ataupun tinta yang tergunakan memberikan efek yang cukup signifikan pada daya tahan arsip itu sendiri.
  • Faktor Eksternal, faktor ini merupakan hal yang sangat sering menjadi ancaman bagi pelestarian arsip, seperti kelembaban udara yang membuat kertas menjadi berjamur dan rusak atau malah faktor udara pada ruangan penyimpanan yang terlampau kering sehingga membuat kertas menjadi rusak serta masih banyak lagi faktor eksternal yang mengancam pelestarian arsip.

Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan sendiri merupakan hal yang sangat penting antara lain yaitu :

  • Arsip berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain
  • Mendapatkan informasi dan penjelasan dari pihak lain.
  • Dokumentasi sebuah proses yang sudah terjadi.
  • Memperlancar arus informasi agar informasi yang diterima jelas.
  • Bukti sah sebuah proses pekerjaan yang terlakukan dengan mencantumkan tanda tertentu dari pihak yang berwenang.

Kesimpulannya bahwa Fungsi Dari Pengelolaan Kearsipan merupakan salah satu hal yang sangat penting  dalam sebuah organisasi, dengan kata lain dengan pengelolaan kearsipan yang baik maka akan tercipta sebuah proses kerja yang efektif dan efisien   yang mampu meningkatkan kinerja perusahaan lebih baik lagi.