Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran

Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran – arsipmu.comMap Raport –  Selain sebagai sarana atau wahana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain, 1. Menurut Barthos 2009 : 36 surat mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Wakil dari pengirim atau penulis. b. Bahan Pembukti. c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. d. Alat pengukur kegiatan organisasi. e. Sarana memperpendek jarak fungsi abstrak. 2. Sedangkan fungsi surat menurut Silmi 2008 : 2-3 antara lain : a. Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis. b. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. c. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

Kedudukan Surat Dalam Dokumen Perkantoran

Kedudukan Surat Dalam Dokumen PerkantoranDilihat dari fungsinya surat merupakan alat komunikasi antar dua belah pihak ataupun lebih selain itu surat juga berfungsi sebagai :

  • Alat bukti tertulis, biasanya fungsi ini terkait dengan perjanjian antara kedua belah pihak atau lebih seperti surat perjanjian dan lain sebagainya.
  • Pengingat, fungsi ini merupakan salah satu fungsi yang sering digunakan dalam sebuah surat contohnya surat peringatan dan lain sebagainya.
  • Bukti historis, dimana fungsi ini biasanya terdapat pada bukti – bukti transaksi yang menyimpan sebuah proses yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan perusahaan contohnya nota transaksi, bon, kwitansi dan lain sebagainya.
  • Pedoman, fungsi ini terkait dengan surat sebagai pedoman kerja, dalam hal ini contoh yang paling mudah adalah surat tugas, dimana pada umumnya perusahaan memberikan tugas kepada seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan pedoman yang telah disepakati sebelumnya.
  • Sarana perkenalan, surat juga bisa menjadi sarana perkenalan individu ataupun perusahaan kepada pihak lain seperti surat perkenalan perusahaan dan lain sebagainnya.

Dilihat dari tujuannya ada banyak sekali jenis – jenis surat yang dihasilkan dalam sebuah perusahaan. Seperti surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan,

surat pengantar dan masih banyak lagi dan dilihat dari sifat isinya surat – surat ini dapat digambarkan sebagai berikut :

  • Surat Dinas, dimana surat ini berisi mengenai informasi dinas yang dibuat oleh instansi pemerintahan untuk seorang pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan dinas ini.
  •  Pribadi, surat yang termasuk dalam surat pribadi ini merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan atas nama pribadi kepada perorangan ataupun organisasi. Contohnya surat perkenalan, ataupun surat lamaran kerja yang bersifat setengah resmi.
  • Surat Niaga, dimana surat ini berisikan mengenai informasi niaga ataupun bisnis yang dibuat dalam sebuah perusahaan ataupun instansi pemerintahan.
  • Surat Sosial, seperti namanya pada umumnya surat yang termauk dalam jenis ini adalah surat yang dibuat dalam rangka sosial. Dan dibuat juga oleh lembaga sosial seperti yayasan dan organisasi sosial lainnya, baik untuk penggalangan dana maupun kegiatan lainnya.
  • Surat Pengatar, surat yang bersifat seperti ini dipergunakan untuk mengantar sesuatu barang ataupun yang lainnya untuk validasi barang tersebut.