Mengelola Arsip Yang Baik Dan Benar dan Prosedurnya

Document Control and Filling System | JTCC ConsultantMap Raport –  Arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan manajemen baik pada lembaga Pemerintahan maupun lembaga publik dan bisnis.  Ketersediaan arsip yang efektif, efesien, lengkap dan berkualitas merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan. Berikut ini cara mengelola arsip yang baik dan benar dan prosedurnya.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat terlihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1.   Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar
2.   Dapat terjadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
3.   Dapat menjadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4.   Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5.   Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6.   Sebagai alat pengingat
7.   Sebagai alat penyimpanan warkat
8.   Sebagai alat bantu perpustakaan terorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9.   Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Sistem Pengelolaan Arsip Perbankan – Training SDMDalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat terpastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu dalam dunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat teranggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku pada instansi-instansi antara lain:

1.   Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
2.  Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak terpusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip - KajianPustaka.com1.   Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk tersimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark )
2.    Mengindeks atau memberi kode surat tersebut
3.    Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat
4.   Menyimpan surat ke dalam map (folder)
5.   Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang terpergunakan