Mengidentifikasi Dokumen – Dokumen Kantor

Pengertian dan Jenis-jenis Dokumen Administrasi Perkantoran - Materimu -  Materi Pendidikan IndonesiaMap Raport – Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat menjadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat. Yuk kita belajar mengindentifikasi dokumen-dokumen kantor

A. Jenis-jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya/kepentingannya

1.  Dokumen pribadi

surat-surat yang berharga yang dapat terpakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll.

2.  Dokumen niaga

Surat berharga yang dapat terpakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll.

3.  Dokumen Sejarah

sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah Pemuda, Batu Tertulis, dll.

4.  Dokumen pribadi

Alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 1945, keputusan presiden, peraturan daerah, dll.

B. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

1.  Dokumen literal

Housekeepedia: MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN KANTORadalah dokumen yang terjadi akibat tercetak, tertulis, tergambar, atau terrekam. Seperti : buku, majalah, koran , pita kaset, film, dll. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan.

2.  Dokumen corporal

fairies queen: JENIS DOKUMEN

Dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

3.  Dokumen privat

Jenis-Jenis Dokumen Ditinjau Dari Berbagai Segi - ANUGERAH DINOBerwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini terpelajari dalam bidang ilmu kearsipan.

C. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam:

1.   Nilai penerangan, adalah surat yang tergunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat.

2.  Perdagangan, adalah surat yang tergunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

3. Yuridis, adalah surat yang dapat tergunakan sebagai alat bukti secara hukum terkemuka pengadilan.

4. Historis, adalah surat-surat yang dapat tergunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

D. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas:

– Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.

– Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll.

– Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang. Seperti: surat perjanjian, surat kontrak, dll.

– Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kalaedoskop, dll.

– Perseorangan seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi Lukisan Affandi, dll.

E. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

Dinamis, adalah dokumen yang masih dapat terpakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula terbedakan atas :
1) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih terpakai secara terus-menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.
3) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang tergunakan.

– Dokumen statis adalah dokumen yang tidak terpergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

F. Ditinjau dari segi penelitian Dibedakan atas 3 jenis:

1. Primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, dll.

2.  Sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll.

3. Tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.