Penataan Arsip Kantor Notaris

Penataan Arsip Kantor Notaris – arsipmu.com Map Raport –  Profesi seorang notaris memang merupakan profesi yang menuntut untuk menggunakan dokumen atau arsip sebagai salah satu alat penunjang pekerjaan ataupun alat hasil pekerjaan, oleh karena itu wajar bila seorang notaris mempunyai banyak sekali dokumen – dokumen tersimpan yang masih harus dikelola dengan baik.

Penataan Arsip Kantor Notaris

Penataan Arsip Kantor Notaris – Profesi seorang notaris memang merupakan profesi yang menuntut untuk menggunakan dokumen atau arsip sebagai salah satu alat penunjang pekerjaan ataupun alat hasil pekerjaan, oleh karena itu wajar bila seorang notaris mempunyai banyak sekali dokumen – dokumen tersimpan yang masih harus dikelola dengan baik. Penataan arsip pada kantor notaris pada dasarnya dibagi menjadi dua bagian yaitu :

Arsip yang dikehendaki oleh Undang – Undang atau peraturan

Arsip – arsip yang dimaksud dalam arsip jenis ini antara lain adalah :

  • Repetorium
  • Daftar surat dibawah tangan yang di sahkan.
  • Daftar surat dibawah tangan yang dibukukan
  • Daftar protes
  • Daftar wasiat
  • Daftar akta
  • Klapper daftar akta
  • Klapper daftar surat dibawah tangan yang disahkan.

Arsip pendukung

Penataan Arsip Kantor NotarisArsip pendukung ini merupakan arsip pendukung untuk arsip yang dikehendaki oleh undang – undang atau peraturan seperti yang disebutkan dalam poin satu diatas maupun arsip – arsip yang digunakan untuk mendukung admisnistrasi kantor notaris seperti arsip perusahaan, arsip client dan lain sebagainya. Penyusunan arsip ini dapat disusun berdasarkan nama badan hukum berdasarkan urutan abjad yang tersusun dengan baik agar mudah terlihat dan digunakan sewaktu – waktu.

Penataan Arsip Kantor NotarisPenggunaan label code sangat disarankan disini, dimana setiap map / folder yang digunakan untuk menyimpan dokumen arsip akan mempunyai sebuah area khusus label code yang dinamakan TAB, dimana code tersebut memuat kode – kode tertentu yang memberikan informasi sekilas mengenai isi dari folder tersebut, penggunaan label coding ini sangat bermanfaat untuk proses penemuan kembali arsip tersebut dengan cepat dengan penggunaan label ini kita akan dengan mudah mengidentifikasi posisi dokumen mana yang sedang kita cari.

Penataan Arsip Kantor NotarisSetiap lembaran dokumen yang tersimpan pada kantor notaris sebaiknya menggunakan Map / Folder khusus yang bisa melindungi lembaran dokumen tersebut dengan baik, penggunaan folder ini memang merupakan hal yang sangat penting untuk proses pengelolaan dokumen selain untuk sarana untuk menyimpan lembaran dokumen penggunaan folder / map ini bisa juga untuk menyimpan banyak dokumen sejenis dalam satu folder sehingga kita bisa mengklasifikasi cluster – clucter dokumen berdasarkan type dan jenisnya hal ini akan sangat membantu user dalam mengelola semua dokumen yang ada.

Setelah semua dokumen tersimpan rapih dalam map / folder maka proses selanjutnya yaitu meletakan dan menyusun folder tersebut kedalam lemari arsip, saat ini ada dua model penyimpanan folder yang biasa digunakan yaitu :

Penyimpanan folder konvensional, metode ini menyimpan folder atau map dengan menyusunnya didalam lemari baik secara vertikal maupun horisontal, metode penyimpanan folder / map ini merupakan metode awal pada saat penyimpanan arsip mulai dikenal dimana map / folder yang telah digunakan akan disusun secara berjejer kesamping atau keatas, penyusunan ini juga berdasarkan pada metode penyimpanan yang sudah ada seperti berdasarkan Alphabet ataupun bilangan , tanggal dan lain sebagainya.

Penataan Arsip Kantor NotarisPenyimpanan folder gantung (Hangging Map), saat ini metode peyimpanan model gantung sangat populer digunakan, betapa tidak dengan metode folder gantung ini kita bisa mengefisienkan ruang penyimpanan dalam lemari arsip tanpa menghilangkan fungsinya dan kemudahannya. dapat dilihat dari gambar disamping betapa penggunaan folder gantung ini memberikan visualisasi yang sangat baik dan sangat mudah dalam pengidentifikasian dokumen yang tersimpan. Dengan tingkat presisi yang sanagt akurat hangging map memberikan solusi bagi para notaris yang ingin memperbaiki sistem pengelolaan arsipnya dengan lebih baik lagi.

Selain itu saat ini kemajuan teknologi juga memberikan dampak yang sangat signifikan bagi dunia pengelolaan kearsipan dimana pengelolaan arsip secara fisik sudah mulai tergantikan oleh pengelolaan arsip secara digital, akan tetapi bagi seorang notaris pengelolaan dokumen secara digitalisasi tidak bisa dilakukan secara menyeluruh, hal ini terkait dengan tugas seorang notaris yang membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan ketetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang – undangan dengan kata lain pekerjaan seorang notaris menghasilkan dokumen fisik asli yang memiliki bukti pengesahan. Oleh karena itu tidak semua dokumen bisa dilakukan pengelolaan yang bersifat digital.