Penyusutan Sistem Penyimpanan Arsip

sistem penyimpanan arsip Archives - BrangkasMap Raport –  Retensi Pada Sistem Penyimpanan Arsip-Suatu arsip dinilai kepentingannya dari informasi yang ada pada arsip itu sendiri, akan tetapi bagaimana dengan nilai guna dengan waktu yang terbatas , karena tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus melainkan ada beberapa arsip yang perlu dipindahkan atau bahkan dimusnahkan jika memang informasi yang terkadung didalamnya sudah tidak valid dan out of date. Berikut ini penyusutan sistem penyimpanan arsip. Yuk simak artikelnya.

Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :
  1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
  2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
  3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :
  1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
  2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
  3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
  4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Pedoman  Penyusutan

Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan permanen.
Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan Administratif
  • Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
  • Memudahkan pencarian arsip aktif
  • Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
  • Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
  • Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional
2. Kegunaan Ilmiah
Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah

Pelaksanaan Penyusutan

1. Langkah Umum
a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :
Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)
Jumlah arsip dalam file
Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan
b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.