Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan

5 Strategi dan Cara Mengatur Keuangan Perusahaan yang SehatMap Raport –  Dokumen perusahaan merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang terbuat dan atau menerima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis pada kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat terlihat, terbaca, atau terdengar. Banyak macam dokumen perusahaan seperti dokumen pendirian, dokumen produksi, dokumen pemasaran, dokumen utang-piutang, dokumen kerjasama, dokumen kepegawaian, dokumen barang, dokumen keuangan, dan dokumen lainnya. Berikut ini tata cara pengelolaan dokumen keuangan.

Pengelolaan Dokumen Keuangan

Tata Cara Pengelolaan Dokumen KeuanganBanyaknya dokumen keuangan yang akan terkelola merupakan sebuah hal yang membutuhkan perencanaan yang baik dan efisien, hal ini karena dokumen keuangan sendiri memiliki banyak jenis dan kegunaannya, oleh karena itu untuk Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan memerlukan sebuah sistem yang mampu membuat, merecord dan mengelola dokumen keuangan itu sendiri agar pada saat terjadinya sebuah transaksi keuangan kita dapat dengan mudah memverifikasi keabsahan transaksi tersebut.

Adapun Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan dapat digambarkan sebagai berikut :

  1.   Pembuatan catatan keuangan

Dijelaskan dalam UU No. 7 Tahun 1997 mengenai dokumen perusahaan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan agar setiap saat dapat terketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, pemerintah, maupun kepentingan pihak ketiga (Pasal 8 dan penjelasannya), dokumen keuangan perusahaan yang wajib  catat terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal – hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 5).

2.   Penyimpanan dokumen

Jangka waktu penyimpanan yang tertetapkan berdasarkan nilai guna dokumen adalah kurang dari 10 tahun atau lebih dari 10 tahun, jangka waktu ini menetapkan sesuai dengan jadwal retensi yang telah menetapkan oleh keputusan pimpinan perusahaan. beberapa contoh dokumen keuangan yang termasuk wajib masuk kedalam kategori dokumen yang tersimpan yaitu, laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian atau setiap dokumen mengenai hak dan kewajiban serta hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.

3.    Pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi

Pengalihan bentuk dokumen merupakan proses alih media dokumen perusahaan kedalam media lainnya yang pada umumnya dokumen dalam bentuk fisik kedalam bentuk digital atau elektronik, Tata Cara Pengelolaan Dokumen KeuanganSedangkan untuk dokumen yang memang dari awalnya sudah tercipta dalam bentuk elektronik akan tetap tersimpan dalam sistem yang sewaktu – waktu jika terperlukan akan tergunakan kembali. Tentunya semua dokumen yang teralih kan kedalam media elektronik haruslah dokumen asli yang memiliki pembuktian otentik dan memiliki kepastian hukum tertentu.

Sedangkan untuk legalisasi pengalihan dokumen wajib terlegalisasi, legalisasi merupakan proses pengesahan isi dokumen yang di alih mediakan kedalam media elektronik yang menerangkan dan menyatakan bahwa isi dokumen yang ada didalam dokumen elektronik tersebut sesuai dengan dokumen aslinya yang terlakukan oleh pimpinan atau pejabat yang mempunyai kedudukan diperusahaan yang bersangkutan. Dan didalam keterangan legalisasi tersebut sekurang – kurangnya harus mencakup informasi mengenai :

  1. Tempat dan waktu melakukan proses legalisasi.
  2. Keterangan jenis dokumen.
  3. Keterangan bahwa dokumen elektronik tersebut sesuai dengan dokumen fisik aslinya dalam semua aspek, baik informasi yang ada maupun pejabat pengesahannya.
  4. Tanda tangan dan nama jelas pejabat dan jabatan yang bersangkutan

4.   Pemindahan dokumen

Dalam pasal 17 UU. No 8 tahun 1997 terjelaskan bahwa pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah keunit kearsipan pada lingkungan perusahaan dilakukan berdasarkan keputusan pemimpin perusahaan yang pelaksanaannya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dimana dalam tatacara pemindahan dokumen tersebut perlu disertai dengan daftar berita acara yang sedikitnya memuat mengenai :

  1. Tempat dan waktu dilakukannya proses pemindahan.
  2. Keterangan mengenai pelaksanaan pemindahan.
  3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat dan jabatan yang melakukan pemindahan dan yang menerima pemindahan.

5.   Penyerahan dokumen

Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut ke arsip nasional sesuai dengan pasal 18 UU no. 8 Tahun 1997. Jadi dalam hal ini pimpinan perusahaan wajib memilah dan menilai dokumen mana saja yang termasuk kedalam dokumen yang harus menyerahkan ke Arsip Nasional dan dokumen yang dapat termusnahkan sesuai dengan jadwal retensi. Ada tiga hal yang menjadi parameter dokumen yang harus diserahkan ke arsip nasional yaitu :

  1. Dokumen yang memuat mengenai kegiatan pemerintahan.
  2. Dokumen yang memuat mengenai kegiatan pembangunan nasional.
  3. Kegiatan yang memuat mengenai kehidupan kebangsaan.

6.   Pemusnahan dokumen

Pemusnahan dokumen dapat melakukan apabila dokumen telah masuk dalam katagori sebagai berikut :

  1. Dokumen telah melewati jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi.
  2. Sudah tidak lagi memiliki nilai guna dalam perusahaan.
  3. Tidak lagi memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional.
  4. Termasuk kedalam dokumen yang terlarang dan teratur dalam undang – undang.
  5. Dokumen tidak terkait dengan perkara pidana dan perkara perdata yang masih dalam proses.

Setelah melakukan pemusnahan maka terbuatkan berita acara yang memuat hal – hal sebagai berikut :

  1. Keterangan tempat dan waktu melakukan pemusnahan.
  2. Keterangan mengenai pelaksanaan dan proses pemusnahan.
  3. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melakukan kegiatan pemusnahan.
  4. Semua dokumen atas terbuatnya minimal rangkap tiga yang masing masing akan terserahkan kepada : lembar satu untuk pimpinan perusahaan, lembar dua untuk unit pengolahan dan lembar tiga untuk unit kearsipan.