Tips Menyimpan Surat Penting Dirumah Anda

Cara Menyimpan Dokumen Menggunakan Brankas | by brangkas id | MediumMap Raport –  Dokumen merupakan aset penting yang dimiliki secara pribadi ataupun keluarga. Dokumen penting pada umumnya bisa berupa akte kelahiran, kartu keluarga, ijazah sekolah dari SD hingga SMA, ijazah pendidikan tinggi, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Izin Mengemudi (SIM), paspor, surat tanah, surat kepemilikan rumah, berkas asuransi dan masih banyak lagi. Berikut ini tips menyimpan surat penting dirumah anda.

Penyimpanan Dokumen

Idealnya memang dokumen tersebut adalah punya arti besar bagi anda. Kalau boleh saya gegabah, dokumen-dokumen penting itu adalah harta karun bagi anda. Sikap dan cara anda menyimpannya menentukan besarnya arti harta karun tersebut bagi anda. Ada yang menyimpannya dengan sangat baik, namun tak dapat kita pungkiri bahwa tak sedikit dari kita yang justru menganggapnya remeh sehingga menyimpannya di sembarangan tempat dan terkesan tak lagi bermakna besar seperti dulunya saat kita berupaya mendapatkannya.

Pengarsipan Dokumen

Saya melihat dari orang-orang yang karena sesuatu dan lain hal saya harus ke rumahnya untuk mengambil beberapa berkas penting seperti ijazah atau sertifikat. Dari sinilah akhirnya saya melihat bagaimana mereka menyimpan berkas-berkas mereka. Berkas-berkas tidak tersusun dalam satu bundel yang teratur dan rapi melainkan tersebar di banyak tempat sehingga tatkala membutuhkannya mereka pusing tujuh keliling mencarinya dari satu tempat ke tempat lain. Tak jarang mereka kehilangan [tidak tahu di mana keberadaannya] beberapa berkas penting mereka karena memang jarang dipakai dan tidak tersusun dengan baik.

Untuk menghindari tercecernya surat-surat atau berkas penting serta memudahkan anda dalam mencarinya tatkala anda membutuhkannya ada beberapa tips yang akan saya berikan :

Tips Pengarsipan Dokumen

Pertama

Display Book 40 Pockets - A4 – office1jordantempatkan dokumen atau berkas pribadi anda dalam documen keeper atau display book (bentuknya seperti album namun berisikan lembaran-lembaran plastik – lihat gambar). Masukkan ijazah atau sertifikat anda ke dalam plastik yang tersedia dan pastikan satu plastik hanya terisi maksimal dua berkas yang halaman depan dokumen mengarah ke arah luar sehinga memudahkan anda ketika anda mencari berkas-berkas tersebut saat anda membutuhkannya tanpa harus mengeluarkannya dari plastik display.

Kedua

untuk keluarga yang memiliki dokumen yang cukup banyak dan milik beberapa SOP penyimpanan dokumen dan manfaatnya untuk Perusahaanorang [misalnya berkas punya Bapak, punya Ibu, punya adek, punyak kakak, punya abang, dan sebagainya] maka disarankan untuk memiliki documen keeper atau display book lebih dari satu. Akan lebih baik jika jumlahnya sebanyak anggota keluarga sehingga masing-masing documen keeper atau display book digunakan untuk menyimpan berkas satu orang. Beri label khusus pada masing-masing documen keeper atau display book sesuai dengan nama sipemilik. Jika memungkinkan, pilih documen keeper atau display book yang memiliki warna cover yang berbeda-beda sehingga akan lebih memudahkan anda untuk menentukan siapa pemiliknya bahkan tanpa harus melihat labelnya.

Ketiga

Meski anda memiliki lebih dari satu documen keeper atau display book, namun disarankan agar seluruh documen keeper atau display book tersebut disimpan di satu tempat khusus dan kering.

Keempat

Setiap kali anda selesai mengunakan ijazah, sertifikat, atau dokumen lainnya, segeralah menyimpannya kembali di documen keeper atau display book.

Kelima

Untuk fotocopy berkas-berkas yang ada anda dapat menyimpannya dalam documen keeper atau display book khusus yang diberi label “Fotocopy”.

Keenam

Sediakan sebuah tas yang dapat menampung seluruh dokumen tersebut di sekitar tempat penyimpanan, akan lebih baik jika berbentuk ransel. Ini sangat berguna tatkala dalam kondisi darurat [kebakaran, banjir, gempa bumi, tsunami], maka anda dapat langsung memasukkan dokumen tersebut ke tas yang tersedia dan segera menyelamatkannya.

Ketujuh

Setiap kali dokumen penting anda harus berpindah tempat. Misalnya harus di bawa ke luar kota, atau disimpan di perusahaan sebagai jaminan kerja. Maka buatlah catatan khusus sebagai petunjuk bagi anda mengenai keberadaan dokumen tersebut. Simpan kertas catatan tersebut di documen keeper atau display book. Khusus untuk ijazah yang disimpan di perusahaan, tentu ada bukti serah terima. Maka bukti tersebut harus disimpan dengan baik. Karena sangat penting guna mengambil ijazah anda disaat anda tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut. Jadi simpanlah bukti tersebut di documen keeper atau display book.

Manfaat Pengarsipan dokumen secara baik dan teratur 

Perbedaan Arsip, Dokumen, dan Warkat - ANUGERAH DINOMemudahkan kita mengambilnya di saat kita membutuhkannya sehingga tidak memerlukan waktu lama karena kita tahu pasti di mana letaknya.

Terhindar dari resiko tercecer atau hilang. Dengan pengarsipan yang tepat maka akan kecil sekali resiko anda akan kehilangan dokumen-dokumen penting anda. Anda tidak perlu lagi antri di kantor polisi guna mendapatkan surat keterangan hilang. Serta melewati proses panjang guna mendapatkan pengganti atau duplikatnya yang tentunya memakan waktu lama dan menguras emosi yang tidak sedikit.

Terdokumentasi dengan baik sehingga tidak kotor dan dimakan rayap.